如何定义您的手动流程？

 

对手动流程进行分类和优先排序的最佳方式？

 

如何确定自动化这些流程的路径，尤其是电子表格？

 

很有可能，企业中至少有一项关键任务流程依赖于电子表格，这是过去的主力。当然，电子表格是有其作用的，我们都在使用它。根据估计，超过1亿人在工作中经常使用电子表格。电子表格在时间的推移下，已经作为重要工具融入了我们的职业生涯。现实情况是，电子表格并不会很快消失。尽管人工智能（如 ChatGPT）的进步，但电子表格仍然是易理解、可操作和交互式的。

 

在2023年，我们不应该还在依赖这些电子表格的数据来运行我们的业务、推动创新，并最终做出决定我们业务命运的决策。电子表格具有脆弱、维护不善、规模上不必要的复杂性、不安全、容易出错、缺乏足够的版本控制的劣势。

 

总而言之，电子表格是一个有风险的业务。

 

你可能会反驳说：“但是他们有金子的细胞！然而，尽管您的黄金数据网格可能很有价值，但如果信息未连接到业务信息系统，那么这些洞察力也只能是黄铁矿。电子表格是名副其实的数据孤岛，数据被困在其范围内会给企业带来高昂的代价。

 

现在，您可以降低风险并从这些文件中提取总价值，为您的企业服务。

 

在本系列的第一部分中，我们介绍了流程成熟度阶梯：

 

攀登最具挑战性的阶梯是第一步：消除手动流程。

 

手动处理业务流程不仅是烦人的，最坏的情况是财务的噩梦或竞争对手的机会。

 

2022 年，我们调研了近百家制造、零售行业的领导者。超过75%的人承认，他们至少有一半的流程是手动的。他们都感叹想自动化它们，但并没有推动，或者说难以做到。

 

现在，我们的目标是将手动流程转换为自动化流程，前提是新流程比其前身有可衡量的改进。同样重要的是，新流程不会比之前的流程产生更大的风险。

 

让我们深入研究。

 

01 定义手动“流程”

 

也许您将流程、业务流程、工作流和算法视为同义词。虽然它们非常相似，但我们会对它们进行一些区分。

 

有两种类型的手动过程：模拟和数字。 两者都创造了一种惯性，让不变的公司在现代人工智能驱动的组织的互联和自动化企业之后无助地摇摆不定。

 

 

手动模拟流程：

 

手动模拟流程将物理对象作为“输入”并复制（创建传真）、存档（物理存储）或数字化（逻辑存储）。

 

在供应链中可以找到手动模拟过程的一些最佳示例。手写发票、收据、提单或手写填写的模板表格。虽然这些纸质文件不像以前那样普遍，但它们仍然大量存在。手动模拟过程效率低下，容易出错，并增加风险，仅举几例。

 

有一些选项可以将手动模拟过程中这些笨拙、缓慢的伪数字化。不幸的是，数字化既不便宜也不快速。一种方法是手动输入，另一种是扫描物理文档并创建数字图像，这些类型的处理需要人工参与。

 

下一级数字化是光学字符识别 （OCR） 软件。它将字母图像转换为数字文本。最后，当前最先进的是智能文档处理（IDP）。

 

OCR 使用机器学习来识别图像中的字符，并使用分类器将其转换为数字文本。IDP 使用 OCR 作为其内部流程的一部分。根据 IDP 技术的发展程度，该解决方案可能会使用现代机器学习或基于变压器的 AI 模型来准备扫描数据的管道，以供数据库、第三方应用程序、ERP 或各种企业信息系统使用。

 

无论手动模拟流程的类型如何，大多数公司都必须出于审计目的定义、记录和维护它们，并在可预见的未来保留纸质文档原件及其副本（数据）。

 

手动数字流程：

 

与模拟流程不同，手动数字流程源自软件。用户创建的数据以及程序员嵌入软件的元数据都是数字化的。手动数字流程的典型示例是：电子表格以及CSV文件。 还有很多其他的例子，比如演示软件、某些桌面软件等等。但我们主要讨论的是电子表格。

 

为什么要定位电子表格？因为如此多的公司在依赖于这些行和列的数据的流程上运行一个或多个任务关键型系统——甚至可能是他们的整个业务。如果您的企业要保持竞争力，就必须停止这种依赖，并不是说停止使用电子表格，而是应该尽可能停止在这上面运行业务流程。

 

02 流程收集：清点、分类和合理化

 

想要确保业务长期发展吗？重复这个口头禅：AI or Die。另外，停止在电子表格上运行您的业务。

 

手动流程会减慢业务速度、产生风险、引入错误并表现出许多其他负面影响。为了克服这些责任，现在就开始自动化。如今，运行业务的手动流程越多，当您的所有竞争对手都使用人工智能时，改变它们的难度就越大——毫无疑问：他们都将使用人工智能。

 

 

 

第一步是清点您的手动流程，以便您可以自动化它们并为它们注入智能。确定您的关键任务手动数字流程。这可能是一个繁琐的过程，但这是必要的。需要向内部相关团队索取每个流程的清单。

 

接下来，在我们的框架中将您的业务流程分类并确定其优先级到其适当的存储桶中（请参阅上面的流程成熟度阶梯图）。将手动过程分为模拟和数字类别。与分析师合作，使用风险、 收入或成本等属性进一步对流程进行分类。 此外，应用业务关键性、任务关键性、利益干系人一致性和依赖关系的程度。 对于依赖关系，请映射有多少其他进程依赖于从该进程派生的数据。

 

最后，合理化流程。重新思考它们，就好像你可以分配新的目标一样。了解您业务中运行的每个流程，然后问自己：这个过程对我们来说是好的吗？ 您可能需要与顾问一起投资。规划未来是困难的，而且可能成本高昂。但是，问问你的利益相关者，风险是否值得付出代价。

 

让我们考虑一些您的企业可能使用电子表格的流程示例。我们现在将保留这些示例作为简要描述，但您将如何对这些流程进行清点、分类、优先排序和合理化？

 

1.预算和财务规划： 用于创建详细的财务模型、预测收入和支出、跟踪预算绩效和生成财务报告的流程。

 

2.库存管理：跟踪库存数量，监控库存水平，并生成库存变动报告。

 

3.销售预测：根据历史数据、趋势和其他因素帮助预测未来的销售和收入。这指导企业规划未来的增长并相应地调整其销售策略。

 

4.项目管理：跟踪时间表、预算和资源。这有助于企业同时管理多个项目，并确保项目在预算范围内按时完成。

 

5.人力资源管理：管理员工数据，包括联系信息、工资、福利和绩效评估。这些信息有助于围绕晋升、加薪和其他人事事项做出决策。

 

6.客户关系管理：管理客户数据，包括联系信息、销售历史记录和客户反馈。这些信息可以帮助企业改善客户服务，识别销售机会，并生成有关客户活动的报告。

 

7.数据分析：分析数据、生成报告和创建可视化效果。这可以帮助企业就销售、营销和其他业务活动做出明智的决策。

 

8.薪资处理： 管理员工工资单数据，包括工作时间、扣除额和税款。此信息可以帮助计算员工薪水并生成有关工资支出的报告。

 

9.费用管理： 跟踪业务费用，包括差旅费用、办公用品和设备采购。此信息可用于监视支出、跟踪预算和生成有关支出活动的报告。

 

10.采购和供应链管理：管理采购和供应链数据，包括供应商信息、采购订单和库存水平。这可以简化采购流程，优化供应链绩效并降低成本。

 

你能想到其他例子吗？

 

也许这些流程在您的业务中都不依赖于电子表格。但是，在您的企业流程中肯定潜伏着电子表格。找到它们。盘点，将它们分类为手动模拟或数字，按利益相关者权衡它们的优先级，弄清楚有多少其他过程依赖于它们，看看它们是否可以转换或合理化。

 

电子表格是薄弱环节，随着 2023 年的进展，多模态生成 AI 应该使这个过程更有效率。

 

现在，让我们将该电子表格转换为应用程序。

 

03 从电子表格到数据库

 

 

您的电子表格是一个数据存储。但是，应用程序无法以编程方式轻松访问其中的数据。让我们解决这个问题。

 

第一步是将电子表格放入适当的数据库中。该数据库是关系数据库、对象数据库、文档数据库、键：值数据库、时间序列数据库还是其他数据库，取决于要存储的数据类型以及其他应用程序使用的数据类型。

 

要知道的关键是，数据库中的数据可以更容易地从一个地方流向另一个地方。可以使用企业数据管道自动执行数据流的过程。

 

将电子表格转换为数据库时需要考虑许多因素，我们将保持简单，只列出一些潜在的项目：

 

1. 列更换频率

2. 工作簿或电子表格中的工作表数量

3. 逻辑是什么（单元格内的公式）

4. 逻辑依赖关系

5. 目标基数度（数据库中的唯一值--性能因素）

 

这是一个简化的转换。许多因素需要仔细考虑。简单来说，转换电子表格中的列标题可以一对一映射到关系数据库中的表标题。无论如何，任何实施都应涉及专业服务和适当的咨询。

 

当然，电子表格的复杂性和对业务的相应关键程度可能意味着一个冗长的项目。短期内的痛苦在长期内是值得的。通过将电子表格大修为数据库格式，消除了孤岛，随之而来的自动化可以大大降低手动版本带来的风险。

 

自动化有很多好处。但在自动执行任何手动流程之前，您必须了解原样状态，定义所需的未来状态并分析差距。例如，如果您的手动流程是多余的，则自动化版本可能会陷入无限循环，花费时间和金钱，并加剧风险。

 

一个合理的流程和从手动到自动化流程（从电子表格到数据库）的深思熟虑的转换是迈向人工智能就绪型企业的一大步，也是远离建立在孤立和风险文件上的公司的一大步。

 

然后，您将准备好将电子表格改造（和其他流程）扩展到其他数据服务中，当您从 AI 就绪型企业爬上到 AI 型企业的阶梯时，这些服务通过自动化开放。

 

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